HR知識
HR怎么完美籌備會議前的工作
會議的預備作業表面上看顯得紛繁復雜，但實際上還是有章可循的。筆者結合多年的實習，談些淺顯的做法和領會，與同行們進行溝通。對于會議的預備，詳細講要做好以下十項作業。卓眾獵頭是獵頭公司中的佼佼者，具有100多萬的高級人才庫，是獵頭中的專業獵頭，您企業人才解決方案的理想伙伴！
一、斷定會議稱號
會議稱號也即是會議的題目，如“全國清潔作業會議” “全國新型農村合作醫療試點作業會議”等。標準的會議稱號通常由三部分組成：一是會議規模，二是會議內容，三是會議性質。其間會議性質包含“現場會”“發動會”“作業會”“座談會”“研討會”等。
二、初定會議過程
會議過程包含會議的議程、程序、日程等。議程是會議議題的先后次序，是會議程序的根底。程序是對會議各項活動，如各種典禮、領導說話、會議說話、觀賞活動等，依照先后次序做出組織。日程是對會議的活動逐日作出的組織，是程序的詳細化。會議的過程是會議有條有理進行的保證，一旦經過領導批準，切不行隨意變化。
三、草擬會議告訴
會議告訴通常包含會議的稱號、開會的目的和主要內容、會期、會議地址和食宿地址、與會人員、報到的日期和地址、需求帶著的資料和數量及資料的打印標準、自己付出的費用、主辦單位、聯絡人和聯絡電話等要素。會議告訴最佳由與會議主題有關的人員起草，這樣更有利于告訴的順暢起草。報請上級單位批準的會議，報送請示時，要附上會議告訴的代擬稿。
四、會議經費核算
會議經費核算開支的項目通常包含與會人員的食宿費、會場的租用費、會標的制造費、會務組和作業人員的房費、膠卷采購和沖刷費用等。假如需求約請專家學者講課、作陳述，還要將專家的講課費、交通費和食宿費等核算在內。
五、處理睬議報批
主要的會議有必要報請領導批閱。會議的請示要講清開會的理由、會議的議程、會議的時刻及會期、地址、參加會議的人數和人員等級、會議的經費核算和預備狀況等。
六、下發會議告訴
會議告訴必須經過處室領導審閱，主管領導簽發。下發會議告訴要專人擔任，防止遺失、錯發和重發。下發會議告訴應留意兩點：一是會議告訴下發要及時。下發過早，參會人員簡單忘記；下發太遲，與會人員收不到會議告訴，即使收到告訴，難于組織手頭的作業，也會下降會議的出席率。二是會議告訴宣布后要抓反應。觸及多個部分、內容主要的會議要隨會議告訴附會議回執，內容包含參加會議人員的名字、性別、民族、職務（職稱）、聯絡電話、到會的日期、車次和航班號以及返程的日期、車次和航班號等。會前1～2天還要再次聯絡，以保證與會人員能夠準時參會。卓眾獵頭是獵頭公司中的佼佼者，具有100多萬的高級人才庫，是獵頭中的專業獵頭，您企業人才解決方案的理想伙伴！
七、預備會議資料
會議資料主要有三種：一是會議文件，包含下發的正式文件、文件討論稿或征求意見的文件；二是說話資料，包含領導說話資料、書面溝通資料和會議說話資料；三是會議掌管詞。在這里筆者關鍵談談如何預備會議掌管詞，它又名程序稿，經過掌管人在會議期間的說話來表現會議的程序。掌管詞的起草要留意三點：一是要力求文字口語化。因為掌管詞僅供掌管人運用，別的與會人員沒有掌管詞的文字稿，所以文字要通俗易懂，切忌呈現晦澀難明的古詩詞，或過火華麗的辭章。二是要留意會議程序的銜接。說話要承上啟下，短小精悍地總結前面說話人的說話關鍵，順理成章地引出下一個說話人。言語要力求簡練，防止重復和煩瑣，切忌話中套話，使人聽不出條理。三是掌管詞的內容要提綱挈領，不要有論說性的言語，篇幅不宜太長，避免沖談會議的主題。
八、挑選安置會場
開會要借助于必定的場所。會場條件的好壞、舒服程度的凹凸，對與會人員的心理睬起到不行忽略的作用，直接影響到會議的作用。因而，要注重會場的挑選和安置。
會場的巨細要依據參會人數的多少來定，還要依據會議的需求思考會場的設備，如會場的照明、空調、音響、錄音、多媒體等設備。會場的安置是辦會作業的一項主要內容，主要有：一是會標的安置。會標應與會議的稱號共同，字數要少而精，如“全國清潔作業會議”。二是坐位卡的擺放。主席臺上擺放坐位卡的原則是“左為尊，右為次”。主席臺上就座的人數最佳為奇數，最主要的領導居中，別的坐位卡依照先左后右的次序別離順次擺放。三是主席臺的擺放。通常有兩種方式：其一，主席臺高于臺下的坐位。適用于人數多、對比主要的會議，如陳述會、作業會等，會場顯得對比嚴厲、嚴厲、規范；其二，主席臺與別的坐位處于同一平面。適用于人數較少的會議，如座談會、研討會等，會場顯得較和順，與會人員之間的關系顯得對等。四是坐位的組織。組織坐位通常依據會議的性質，假如是座談會，坐位擺成回字形，回字的兩頭和底邊能夠多擺放坐位；假如是向查看組、查看團報告狀況的報告會，坐位擺成回字形，可是回字的頂部和兩頭各擺一排坐位，底邊可多擺放幾排坐位。此外還能夠依據會議的氛圍和會場的自身條件組織坐位。
九、清晰人員分工
會議的會務人員可分三個小組，一是秘書組，擔任會議文件、領導說話稿等資料的起草、收拾睬議記錄、編發會議簡報和會議資料的歸檔等作業；二是資料組，擔任會議資料袋的采購、資料的裝袋和分發，以及會議的報到等作業；三是接待組，擔任與會人員的食宿組織、會場安置以及作業人員的組織，如禮儀人員、服務人員和拍攝人員等，此外還要做好會議經費的預決算作業。
十、會前全部查看
會前的全部查看是進一步執行會議預備作業的主要環節。會前查看通常分為三個過程，一是聽取會議一切預備人員的口頭報告；二是到現場實地查看，包含會議資料的預備狀況和會場的安置作業；三是針對也許呈現遺失的疑問，進一步采納補救措施。會前查看通常要約請有關的領導親臨現場給予輔導。卓眾獵頭是獵頭公司中的佼佼者，具有100多萬的高級人才庫，是獵頭中的專業獵頭，您企業人才解決方案的理想伙伴！
返回 2015-10-07
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